Trong kỷ nguyên số, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết. Bảo tàng tỉnh Lâm Đồng xác định ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ hiện vật là bước đi chiến lược trong công tác bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa. Đây là “chìa khóa” giúp tối ưu hóa công tác quản lý hồ sơ hiện vật, đảm bảo tính chính xác, an toàn, bền vững cho các giá trị lịch sử - văn hóa.
Bảo tàng tỉnh Lâm Đồng (số 04, đường Hùng Vương, phường Xuân Hương -Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng) là bảo tàng khảo cứu địa phương, hiện đang lưu giữ hơn 12.000 hiện vật gốc có giá trị lịch sử, văn hóa phản ánh đời sống của cư dân Lâm Đồng. Toàn bộ hiện vật đã được phân loại theo chủ đề, chất liệu, kho lưu trữ (gồm: Khảo cổ học; Dân tộc học; Kháng chiến; Đà Lạt xưa; Thiên nhiên; Xây dựng và bảo vệ Tổ quốc). Tuy nhiên trước đây, công tác quản lý hồ sơ hiện vật chủ yếu vẫn dựa trên phương pháp thủ công (sổ ghi chép, hồ sơ, lý lịch hiện vật giấy), dẫn đến nhiều bất cập, hạn chế. Dễ nhận thấy là việc tra cứu, thống kê hiện vật có những bất cập, như thông tin phân tán, thiếu đồng bộ, có trường hợp thiếu sự thống nhất giữa hiện vật và hồ sơ khoa học. Do đó việc tra cứu thông tin toàn diện về hiện vật rất khó khăn; không thuận tiện trong công tác quản lý, giữ gìn, xác định dữ liệu chính xác khi cần. Nguy cơ thất lạc, sai sót dữ liệu do hồ sơ giấy dễ bị thất lạc, rách nát, hư hỏng bởi côn trùng, ẩm mốc, hoặc hỏa hoạn có thể mất vĩnh viễn những thông tin hiện vật. Khi kiểm kê, bảo quản, việc theo dõi tình trạng và lịch sử di chuyển hiện vật gặp khó khăn, ảnh hưởng đến công tác bảo tồn. Trong tích hợp và khai thác thông tin, nguồn dữ liệu hiện tại khó đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ trong tiến trình chuyển đổi số ngành bảo tàng.
Hiện nay, Bảo tàng tỉnh Lâm Đồng đã và đang thực hiện ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ hiện vật với các giải pháp cụ thể. Trong xây dựng cơ sở dữ liệu hiện vật, sử dụng phần mềm Google Sheets cấu trúc hóa cao để nhập và quản lý thông tin. Việc sử dụng Google Sheets với cấu trúc hóa cao là một giải pháp rất thực tế và hiệu quả để quản lý hồ sơ hiện vật, nhất là khi nguồn lực cho phần mềm chuyên dụng còn hạn chế. Trong chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu, việc xây dựng các trường dữ liệu đồng bộ (fields) tuân thủ theo mẫu biểu hồ sơ hiện vật mới nhất của Bộ VHTTDL, để có thể tra cứu và truy xuất thông tin nhanh chóng. Các trường thông tin bao gồm nhiều thuộc tính: tên gọi; số kiểm kê; kích thước; chất liệu; vị trí lưu kho; hồ sơ ảnh số; chủ nhân; số lượng; đơn vị hiện vật; địa điểm sưu tầm; hình thức sưu tầm; thời gian sưu tầm; chất liệu; màu sắc; trọng lượng; hình dạng; kỹ thuật chế tác; tình trạng hiện vật; thời gian nhập kho; loại hiện vật; nội dung hiện vật…
Việc số hóa tư liệu và hình ảnh được thực hiện bằng máy quét (scanner) chuyên dụng để số hóa hồ sơ giấy gốc (lý lịch hiện vật, tài liệu nghiên cứu, bản vẽ, những thủ tục liên quan…) thành tệp tin chất lượng cao (PDF); đồng thời chụp ảnh hiện vật đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật (độ phân giải, ánh sáng, góc chụp) để đính kèm vào hồ sơ số. Điều này giúp việc tìm kiếm các thông tin liên quan hiện vật một cách thuận lợi.
Công tác số hóa hồ sơ hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Lâm Đồng đang được thực hiện theo 3 giai đoạn: giai đoạn 1 số hóa hồ sơ hiện vật gốc kho khảo cổ; giai đoạn 2 số hóa hồ sơ hiện vật gốc kho tổng hợp; giai đoạn 3 số hóa hồ sơ hiện vật khoa học phụ, tham khảo.
Việc ứng dụng CNTT vào công tác số hóa hồ sơ hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Lâm Đồng đã được tiến hành từ đầu năm 2025. Đến nay đã hoàn thành khoảng 90% chuẩn hóa toàn bộ danh mục hiện vật gốc và khoa học phụ, tham khảo; khoảng 70% việc scan hồ sơ gốc, chụp ảnh hiện vật, đồng bộ hóa các trường thông tin về hiện vật thuộc các danh mục tại các nhóm hiện vật, như Di chỉ mộ táng Đại Làng, Di chỉ mộ táng Đại Lào, Di chỉ mộ táng Đạ Đờn, Di tích Khảo cổ Cát Tiên (hiện vật khảo cổ, hiện vật hiến tặng, hiện vật sưu tầm), Di tích Nhà lao thiếu nhi Đà Lạt, hiện vật kho dân tộc…
Giải pháp ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hồ sơ hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Lâm Đồng đã giúp đội ngũ chuyên môn giảm tải công việc thủ công, tăng độ chính xác và tốc độ xử lý hồ sơ hiện vật. Hồ sơ điện tử giúp lưu giữ thông tin đầy đủ, hạn chế rủi ro mất mát, hư hỏng như với tài liệu giấy. Hạn chế sự tác động trực tiếp lên hiện vật, giảm thiểu nguy cơ hư hại do tiếp xúc vật lý như ma sát, mồ hôi tay.
Việc số hóa các hồ sơ hiện vật giúp công tác bảo quản được tốt hơn, ngay cả khi tài liệu gốc bị ố vàng. Nguồn cơ sở dữ liệu số giúp dễ dàng truy xuất, tìm kiếm nhanh chóng thông tin về hiện vật thông qua máy tính. Thay vì phải lục tìm trong sổ sách hay phải vào kho để tìm hiện vật, việc ứng dụng CNTT cho phép tìm kiếm và lựa chọn hiện vật trong thời gian ngắn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Công tác quản lý hiện vật vì vậy trở nên hiện đại, chuyên nghiệp và chính xác.
Có thể nói, ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Lâm Đồng đã thật sự góp phần “đánh thức” những giá trị văn hóa từ kho bảo quản. Việc kết hợp công nghệ hiện đại với đặc thù quản lý di sản văn hóa tại Lâm Đồng đã tạo ra một mô hình quản lý hồ sơ hiện vật khoa học, minh bạch, hiện đại. Chính điều này sẽ giúp các hiện vật “sống” mãi với thời gian, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để đưa di sản đến gần hơn với công chúng trong và ngoài nước.
